Du vet väl att vi människor är gjorda för att kunna klara av stress som är en naturlig reaktion? I perioder kan vi till och med klara av stress riktigt bra. När stressen blir långvarig och framförallt när den börjar påverka vår återhämtning, då är det viktigt att hitta ett sätt att hantera situationen. Inte minst om stressen kommit att påverka sömnen.
Något vi vet kan orsaka stress är känslan av att inte ha kontroll och här finns många vägar till förbättring. Under pressade perioder tenderar vi ibland att försöka utföra flera saker samtidigt och vi finner oss ofta överväldigade av de uppgifter vi har. Att arbeta på det viset innebär en utmaning för vår hjärna som i grunden är konstruerad för att arbeta med en sak i taget. Arbetet bli helt enkelt mindre effektivt när fokus försvinner och vi tappar kontrollkänslan.
För att skapa en känsla av kontroll och möjlighet att prioritera vill vi uppmana till att använda olika redskap tillgängliga genom telefonen. Exempelvis kalenderfunktioner, påminnelser och anteckningar, Outlook eller andra program. Givetvis går det också bra med traditionella redskap som en papperskalender eller en att göra-lista.
När vi använder oss av olika redskap avlastar vi vårt ”interna minne”. Allt som vi ska ta oss för och göra lagras istället i vårt ”externa minne”. Då kan vi fokusera på annat och lita på att inte glömma någonting. En annan fördel med att använda sig av sådana redskap, framförallt en riktigt bra kalender, är att man får en överblick över sin tid och därmed lättare att avgöra vad som är rimligt att hinna med, något som i sig skapar kontroll och minskar upplevelsen av stress.
Det finns en uppsjö appar för att organisera och förbättra den personliga effektiviteten. Några tips på appar finns här:
- Mötesplan: Hjälper att skapa en agenda för effektivare möten.
Varför? Enkel att använda. Man kan kombinera olika metoder, uppskatta tidsåtgång och skapa en agenda. Appen är kostnadsfri och finns för iPhone.
För vem? Den som ofta anordnar möten
Ladda ner här
- Trello: Att använda tillsammans med kollegor i arbetsgruppen, bl. a för att synka checklistor, planera tillsammans och dela kommentarer.
Varför? Användarvänlig och lättöverskådlig. Kan användas både i telefon, surfplatta och dator. Gratisfunktionen är tillräcklig men det finns även en businessversion.
För vem? Den som leder arbetsgrupper och projekt samt berörda kollegor.
Ladda ner här
En annan sak att pröva är övningen nedan. Prova denna redan idag och glöm inte att även planera och prioritera träning, återhämtning och andra hälsoaktiviteter!
1. Skriv ned de 3-5 viktigaste uppgifterna du har att ta tag i. Detta gäller både arbetsrelaterade och privata uppgifter.
2. Rangordna dem efter hur viktiga de är, hur lång tid de tar att färdigställa och i vilken ordning de ska utföras.
3. Fokusera på ovan uppgifter, en i taget. Detta genom att arbeta ostört. Begränsa i möjligaste mån sådant som kan störa din koncentration som t. ex mail, sms, facebook messenger med mera.
Är du extra intresserad kan du klicka in på denna hemsida och läsa mer om personlig effektivitet. Där hittar du konkreta tips och fakta samt också många bra förslag på böcker för den som vill fördjupa dig ännu mer.