Aktivitetsbaserade kontor – vad säger experterna?

Sedan några år tillbaka har många av Sveriges större företag valt att göra om sina arbetsplatser till så kallade aktivitetsbaserade arbetsplatser eller med andra ord flexibla kontor (flexkontor). Det innebär att man frångår de traditionella stationära arbetsplatserna där varje medarbetare har sin bestämda skrivbordsplats och istället ska man som medarbetare välja sin arbetsplats utifrån vilken arbetsuppgift man ska utföra för stunden.  De nya arbetsplatsernas utformning blir därför anpassade efter att underlätta för olika behov t.ex. koncentrerat arbete, kreativt arbete och teamarbete. Arbetsplatsernas ytor blir därför mer zoner som ska gynna aktiviteterna t.ex. tysta avdelningar, kreativa rum och sociala ytor (ref 1). En av anledningarna till införandet av aktivitetsbaserad arbetsplatsutformning tros vara att många företag såg att många skrivbordsplatser stod tomma många timmar på dagen och istället var grupprummen fullbokade. Det som ligger bakom förändringen tror man är våra nya arbetsuppgifter tillsammans med digitalisering (ref 2).

Upplevelsen och meningarna har varit skilda hur detta påverkar effektiviteten och hälsan hos personalen och flera reportage har gjorts där man rapporterar både positiva upplevelser men också kraftigt missnöje (ref 3, ref 4, ref 5)

Vi intervjuade två av de främsta forskarna i Sverige som de senaste åren har studerat hur arbetsplatsens miljö påverkar oss för att få lite mer klarhet i aktivitetsbaserade kontors popularitet, konsekvenser för lönsamheten samt hur de spår att våra framtida arbetsplatser kommer att förändras.

Aram Seddigh är leg psykolog, ekonom och doktor i psykologi där hans avhandling handlade om hur olika typer av kontor och arbetssätt påverkar medarbetarnas hälsa och prestation. Idag arbetar han som konsult på WeOffice där han stöttar företag till nya sätt att arbeta. Hans avhandling finner ni här.

Christina Bodin Danielsson arbetar som kontorsforskare vid Stressforskningsinstitutet och som praktiserande arkitekt specialiserad på kontor. Hon är även föreläsare och lärare vid Arkitekturskolan och KTH. Hennes forskningsintresse är hur arkitekturen och den fysiska miljön påverkar människor i olika avseende. Hon har bland annat studerat hur valet av kontorstyp påverkar anställdas hälsostatus och upplevelse av stress, men även dess påverkan på arbetstillfredsställelse liksom trivsel med den fysiska arbetsmiljön.

 

Christina Bodin och Aram Seddigh om aktivitetsbaserade kontor

  1. Vad tror du är anledning att så många företag valt att satsa på aktivitetsbaserade kontor?

Aram tror det finns två starka drivkrafter bakom att företag väljer att se över sin miljö och införa aktivitetsbaserade kontor. Det ena är ambitionen att skapa en stark företagskultur där fler yrkesgrupper på företagen samverkar och utbyter kunskap och erfarenheter. Den andra tror han handlar om att effektivisera resursanvändningen av lokalerna. Många företag har sett att fler än 50% av skrivborden står tomma dagtid samtidigt som personalen istället uttrycker ett behov av fler konferens- och mötesrum.

Christina anser att anledningen till att den aktivitetsbaserade kontorstypen flexkontor har kommit i ropet igen av flera skäl. Den digitala tekniken “har kommit i fatt” och allt det man drömde om att kunna göra i de första flexkontoren på 1990-talet är nu fullt möjligt tack vare tekniken – vi kan jobbar var som helst, vi kan nå ett gemensamt system, lagra saker digitalt och vi slipper dra runt en hurt osv. Ett annat skäl är att den flexibilitet kontorstypen erbjuder är attraktiv – man blir mer snabbfotad för organisatoriska förändringar, det blir t.ex. lättare att hantera en kraftig personalökning eller minskning. Kontorstypen gör också att man kan dra ner antal kvadratmeter, det innebär dock inte att kontorstypen är billig. Ett bra flexkontor måste ha gott om olika back-up rum, dvs. supportmiljöer för olika typ av arbetsaktiviteter.

  1. Vilka är konsekvenserana ur ett lönsamhet eller produktivitetsperspektiv vid införande av aktivitetsbaserade arbetsplatser?

Aram menar att konsekvensen för företagen som väljer att investera i aktivitetsbaserade arbetsplatser till stor del hänger på hur själva förändringsprocessen och implementering går till. Viktiga delar för en lyckad process är att man tidigt är lyhörd efter personalens behov och genuint involverar medarbetarna i de delar de kan vara med och tycka till kring. Den nya arbetsmiljön ställer också höga krav på en fungerande IT och digitaliseringsprocess för att röja alla digitala hinder som motverkar mobilitet. En annan viktig del i implementeringen som många missar är att lägga tid på själva beteendeförändringen som krävs för att uppnå den eftersträvade mobiliteten hos medarbetarna. Vill man att miljön ska utnyttjas på bästa sätt så krävs det också att personalen beter sig efter hur den ska användas.

Positiva fördelar man skulle kunna få som företag är utökad kommunikation mellan enheterna, en stimulerande miljö som skapar kreativitet, stärkt employer branding samt bättre nyttjande av kontorsytan.

Negativa konsekvenser skulle kunna vara att folk väljer att arbeta hemifrån istället för att åka till kontoret pga att de anser att det är brist på fördelaktiga arbetsplatser, vilket påverkar företagskulturen negativt. I vissa fall har man sett att kommunikationen på avdelningsnivån blir sämre trots att den kan öka på företaget generellt. Aram betonar att när man bygger bort det naturliga fysiska mötet som är viktigt för samhörighet och identitet så måste man bygga in andra rutiner som ger samma känsla av samhörighet, det kan vara exempelvis teambuildningaktiviteter.

Enligt Christina passar flexkontor de flesta arbetsuppgifter om de gestaltas bra, men dock ej alla. Det är ett misstag att benhårt driva igenom det om det verkligen inte lämpar sig. Noggranna förstudier behövs för att se hur “långt man kan gå”. Många glömmer att flexibilitet kan uppnås på fler sätt.

Fördelarna med kontorstypen är organisatorisk flexibilitet samt att det kan leda till ökad kontaktyta mellan medarbetarna, men ställer också höga krav på ett fungerande ledarskap. Man blir inte papperslös och flexibel av sig själv. Företagen måste jobba aktivt med gruppgemenskap, att inte ha fasta platser riskerar annars att minska tillhörighet och gemenskap, men det finns såklart lösningar.

Om man snålar på backup-rum samt olika typ av arbetsmiljöer som passar olika arbetsaktiviteter så straffas man som arbetsgivare. Kontoret blir mindre ändamålsenligt och det kan leda till vantrivsel, men framför allt lägre lönsamhet. Att ha mycket så kallad “ställtid” dvs, att komma tillrätta för att göra sitt jobb tar kraft och blir ineffektivt, folk måste se nyttan med kontorstypen.

  1. Om vi blickar framåt, vad tror du är nästa steg inom utformning av arbetsplatser?

Aram tror att den flexibla arbetsplatsen som är utformad efter medarbetarens behov kommer att fortsätta vara i fokus. Historiskt sett har vi gått mot ett mer flexibilitet arbetssätt. Digitalisering tillsammans med förändrade arbetsuppgifter har öppnat upp för nya möjligheter och tjänster för företagens medarbetare. Däremot vill Aram poängtera att man inte får glömma vikten av att ha en miljö som också gynnar vår förmåga att koncentrera sig. Det måste finnas en balans mellan flexibilitetens kreativa och sociala delar och det mer isolerade som gynnar vår koncentrationsförmåga.

Christina tillägnar denna fråga ett helt kapitel i sin nya bok “ Vad är ett bra kontor? Olika perspektiv på Sveriges vanligaste arbetsplats.” Vi lever i ett prestationsfokuserat samhälle och kontoret ska stödja arbetet och därmed prestationsförmågan så jag tror att vi i framtiden kommer att ha många olika kontorstyper och större variation. Flexkontoret med sitt mer öppna sätt att förhålla sig till kontorsmiljö har inspirerat olika kontorstyper. Men de trender vi ser i framtiden förutom flexkontor som kommer finnas kvar är en vidareutveckling av den aktivitetsbaserade kontorstypen kombikontor såsom projektkontor. Vi kommer också att se en ny variant av cellkontor dvs eget rum.

Det händer mycket, men framför allt kommer ”paletten att ha mer färger i framtiden”!

Vill du prata om hur du kan öka hälsa på din arbetsplats? Lämna din e-post så tar vi kontakt!

Läs mer

WeOffice

WeOffice stöttar organisationer som ser över sitt kontor och arbetssätt. Utifrån förutsättningar och verksamhetens mål ser vi över fysisk layout, den digitala arbetsplatsen, service och arbetssätt och tar fram en lösning som stöttar medarbetarna att genomföra sina arbetsuppgifter.

Stressforskningsinstitutet

Stressforskningsinstitutet är en del av den samhällsvetenskapliga fakulteten vid Stockholms universitet (SU) inom området stressreaktioner och hälsa. Stressforskningsinstitutet bedriver grund- och tillämpad forskning utifrån tvärvetenskapliga och tvärmetodologiska ansatser. Verksamhetsidén är att studera hur individer och grupper påverkas av olika sociala miljöer, med särskilt fokus på stressreaktioner och hälsa. Stressforskningsinstitutets forskningsområde, Stress, arbete och hälsa, är ett ledande forskningsområde vid Stockholms universitet.

Christinas bok finns att köpa här

Källor

Emelie Backlund Fysioterapeut & projektledare

+46707344593

emelie.backlund@twitch.se

 

    Vill du ha mer info?

    Meny